Sexta, 03 Março 2017 00:00

Gestão da informação Destaque

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Paulo Cézar de Souza*


Um espaço decisório aprimorado somente é possível se os governantes dispuserem das informações necessárias. As ações governamentais tem mais chance de sucesso se os governantes puderem apreciar criticamente painéis informacionais que os situem sobre quais elementos fundamentais explicam um resultado presente de tal modo que possam analisar qual caminho devem seguir como uma estratégia planejadora de mudanças.


Um dos fatores fundamentais ao êxito de empresas e governos é a capacidade de obter, organizar, analisar e agir guiados pela leitura e interpretação de bases informacionais. Decisões são corriqueiras e quase sempre há variedade de caminhos a seguir e não existe um manual instruindo os decisores sobre quais as consequências advindas de cada escolha. Nos ambientes organizacionais, tipicamente com pouca margem de erro, qualquer que seja o espaço e a ocupação de um indivíduo na hierarquia é embaraçoso assumir uma decisão “ruim” porque isso ameaça reputações técnicas.


Essa realidade configura um equilíbrio imperfeito e concorrencial entre racionalidade e intuição. Racionalismo e intuitividade ora se complementam, ora se conflitam na medida em que o tempo da decisão compromete a qualidade do que se decide, ou seja, decisões rápidas demais são mais suscetíveis a erros.


Embora em todo processo haja racionalidade, esse racionalismo é parcial, pois é impossível exigir plena capacidade dos agentes em coletar e combinar toda uma variedade de informações necessárias para atuaram em um mundo puramente matemático de causa e efeito. Isso quer dizer que uma escolha pode levar a diferentes resultados, então, o efeito deixa de ser exato e passa a ser apenas probabilístico.


No mundo corporativo, antecedem a qualquer decisão, análises das informações disponíveis como requisito essencial para deliberar sobre uma matéria. O decisor julga, e na maioria dos casos está correto, que, reunir uma grande quantidade de informações pressupõe maior probabilidade em obter eficiência sobre as atividades de sua gestão. É até previsível que algumas decisões sejam frequentemente adiadas porque agentes responsáveis por tomá-las recorrentemente pensam que a quantidade da informação disponível é insuficiente e optam por ampliar seu volume.

 

É obvio que considerar tão somente a multiplicidade de informação possibilitará visão incompleta de um problema, pois, inerente à quantidade de informação estão dois outros atributos essenciais: qualidade e disponibilidade. Decidir guiado unicamente por um “bando de dados” pode levar a resultados indesejáveis. Preferível seria, quando possível, postergar decisões até sua contextualização qualificada. Não é assim no mundo real: em inúmeras ocasiões a decisão precisa ser rápida e quanto maior o ponto cego menos assertivo serão seus efeitos.


Sensato admitir também que informações fora do prazo, com alto valor histórico, exercem baixo impacto gerencial na medida em que pouco contribuem para as intervenções do administrador.

 

Obter, tratar, organizar, analisar, distribuir e compartilhar as informações aos usuários exige ativos tecnológicos, padronizações de procedimentos e equipes bem capacitadas. Quanto ao aparelhamento tecnológico um rápido retrospecto nos situa nesse complexo de artefatos: satélites, fibras óticas, redes informáticas, processadores robustos, salas-cofres, serviços Wi-Fi, roteadores, firewall, dispositivos mobile; todos operáveis com aplicações (software) sofisticadas de alto potencial compondo a plataforma de tecnologia capaz de ancorar múltiplos de projetos de gerenciamento de informação.

 

Todo esse suporte tecnológico colabora para que a gestão da informação alce um patamar mais alto, contudo, nem sempre as práticas de gestão informacional têm um aperfeiçoamento concomitante com a gestão da tecnologia. Uma coisa é certa: é possível fazer gestão de informação para qualquer estágio da tecnologia. Não é pré-condição para a gestão informacional investir no que há de mais moderno das fronteiras tecnológicas. De um modo ou outro, em diferentes estágios de tecnologia, para qualquer organização, há equipes responsáveis por consolidar informações e apoiar a decisão executiva.

 

Dentre as atividades relacionadas à gestão da informação, listamos algumas:


• Manter organizadas as documentações dos bancos de dados para compreendê-los e integrá-los;
• Manter um catálogo com os bancos de dados e conteúdos físicos existentes na instituição:
• Documentos físicos, se conversíveis ou não em digitais, guardá-los em conformidade com as normas ISO e legislações vigentes a fim de facilitar sua busca e acesso. O procedimento ISO assegura gerenciamento: integridade, sigilo, preservação e descarte;
• Avaliar se as informações inseridas nos bancos têm uma modelagem de saída (relatórios, gráficos, tabelas etc.);
• Estabelecer um processo interno contínuo para que as informações sejam relevantes à organização, que estejam corretas, detalhadas e precisas em formato adequado e disponibilizadas no tempo certo;
• Avaliar custo e tempo de novas customizações para povoar um banco incompleto, especialmente, quanto àquelas informações de ciclo de vida mais curto que estejam temporariamente em planilhas ou outras formas não estruturadas;
• Evitar a inserção de dados em banco quando estes já estiverem disponíveis em outros repositórios - regra de ouro na gestão de informação;
• Identificar os produtores da informação;
• Gerar normativos ou qualquer outro mecanismo que assegure o preenchimento dos bancos de dados pelas unidades responsáveis,
• Possuir rotinas de segurança quanto ao acesso e quanto à alta disponibilidade (redundar o repositório),
• Aplicar processo de classificação de informação conforme parâmetros legais;
• Operar com padrões de interfaces que permitam a exportação das informações para consumo web (serviços aos cidadãos e cumprimento de exigências legais: Transparência etc.);
• Por em cursos pequenas inovações sustentáveis agregadoras de valor gerencial à instituição;
• Desenvolver talentos para que usuários em diferentes ferramentas (proprietária ou de código aberto) se conectem aos bancos e produzam seus próprios relatórios, consultas, paineis, gráficos etc.;
• Estabelecer a cultura da gestão em informação de forma coevolutiva com as novas fronteiras tecnológicas, desde que tais investimentos não exerçam uma pressão proibitiva nos orçamentos da organização.
• Transformar o conhecimento tácito em conhecimento formal;

 

Um aspecto mais recente da Gestão da Informação, especialmente face à possibilidade de armazenamento e guarda em nuvens e barateamento do custo de memórias, seria avaliar o armazenamento de e-mails, fotos, documentários, entrevistas de governadores e secretários em diferentes mídias. Isso pode ser útil, no mínimo para um contexto histórico.

 

*Paulo Cézar de Souza é economista e Mestre em Agronegócios e Desenvolvimento Regional pela Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT); e Gestor Governamental na SEPLAN-MT.

Ler 183 vezes Última modificação em Quarta, 15 Março 2017 19:02

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